Gửi hàng quốc tế Nasco cần chuẩn bị gì? Đây là câu hỏi được nhiều khách hàng quan tâm khi có nhu cầu gửi tài liệu, hồ sơ, quà tặng, hàng mẫu, hàng kinh doanh hoặc bưu phẩm từ Việt Nam đi nước ngoài. So với gửi hàng nội địa, gửi hàng quốc tế cần chuẩn bị kỹ hơn vì liên quan đến quy định vận chuyển, khai báo hàng hóa, thông tin người nhận, đóng gói, cước phí và quy định nhập khẩu của từng quốc gia.

Nếu chuẩn bị đầy đủ ngay từ đầu, quá trình gửi hàng sẽ diễn ra thuận lợi hơn, hạn chế tình trạng thiếu thông tin, sai địa chỉ, bị giữ hàng, giao chậm hoặc phát sinh chi phí ngoài dự kiến. Đặc biệt với các đơn hàng quan trọng như hồ sơ du học, giấy tờ cá nhân, chứng từ doanh nghiệp, hàng mẫu cho đối tác hoặc quà tặng cần giao đúng dịp, việc chuẩn bị kỹ trước khi gửi là rất cần thiết.

Khách hàng có nhu cầu gửi hàng quốc tế có thể tham khảo thêm dịch vụ tại Chuyển phát nhanh Nasco để được tư vấn phương án phù hợp theo từng quốc gia, loại hàng và thời gian mong muốn.

Vì sao cần chuẩn bị kỹ trước khi gửi hàng quốc tế?

Gửi hàng quốc tế khác với gửi hàng trong nước ở nhiều điểm. Hàng hóa không chỉ được vận chuyển qua quãng đường xa hơn, mà còn có thể đi qua các khâu kiểm tra, trung chuyển, khai báo và xử lý tại nước nhận. Mỗi quốc gia có thể có quy định riêng về loại hàng được phép nhập, hàng hạn chế, hàng cấm, giấy tờ cần có và cách khai báo thông tin.

Nếu người gửi không chuẩn bị đầy đủ, đơn hàng có thể gặp các vấn đề như bị từ chối tiếp nhận, bị giữ lại để kiểm tra, giao chậm, hoàn về hoặc phát sinh thêm chi phí. Với hàng hóa thương mại, việc khai báo không chính xác còn có thể ảnh hưởng đến quá trình thông quan.

Vì vậy, trước khi gửi hàng quốc tế, khách hàng nên xác định rõ loại hàng cần gửi, quốc gia nhận hàng, thông tin người nhận, trọng lượng, kích thước, giá trị hàng hóa và thời gian mong muốn giao hàng.

1. Chuẩn bị thông tin người gửi

Thông tin người gửi là phần cơ bản nhưng rất quan trọng khi gửi hàng quốc tế. Khách hàng cần chuẩn bị đầy đủ họ tên, số điện thoại, địa chỉ liên hệ và email nếu có. Thông tin này giúp đơn vị vận chuyển liên hệ khi cần xác minh đơn hàng, bổ sung giấy tờ hoặc xử lý phát sinh trong quá trình vận chuyển.

Nếu là doanh nghiệp gửi hàng, nên chuẩn bị thêm tên công ty, mã số thuế nếu cần, địa chỉ văn phòng, người phụ trách và thông tin liên hệ trực tiếp. Điều này giúp quá trình làm việc rõ ràng hơn, đặc biệt với các lô hàng mẫu, hàng thương mại hoặc chứng từ gửi cho đối tác nước ngoài.

2. Chuẩn bị thông tin người nhận ở nước ngoài

Thông tin người nhận là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng giao hàng thành công. Với hàng quốc tế, địa chỉ cần ghi thật rõ ràng, đúng chuẩn theo quốc gia nhận.

Khách hàng nên chuẩn bị các thông tin sau:

Họ tên người nhận: Ghi đúng theo giấy tờ hoặc thông tin người nhận cung cấp.
Số điện thoại: Cần có mã quốc gia nếu gửi ra nước ngoài.
Địa chỉ chi tiết: Bao gồm số nhà, tên đường, căn hộ, tòa nhà, thành phố, bang/tỉnh nếu có.
Mã bưu chính: Nhiều quốc gia yêu cầu mã bưu chính để phân tuyến và phát hàng.
Quốc gia nhận hàng: Ghi rõ tên quốc gia bằng tiếng Anh nếu cần.
Email người nhận: Nên có để hỗ trợ liên hệ khi cần thiết.

Nếu địa chỉ thiếu mã bưu chính, sai số điện thoại hoặc ghi không đúng định dạng, đơn hàng có thể bị chậm hoặc khó giao tại nước nhận. Vì vậy, người gửi nên kiểm tra lại thông tin với người nhận trước khi gửi hàng.

3. Chuẩn bị thông tin về loại hàng hóa

Trước khi gửi hàng quốc tế, khách hàng cần xác định rõ loại hàng cần gửi. Đây là bước rất quan trọng vì không phải mặt hàng nào cũng được phép gửi đi nước ngoài.

Khách hàng nên chuẩn bị các thông tin gồm tên hàng, số lượng, chất liệu, công dụng, tình trạng hàng mới hay đã qua sử dụng, hàng cá nhân hay hàng thương mại, có pin hay không, có chất lỏng hay không, có dễ vỡ hay không, có hạn sử dụng hay không và có yêu cầu bảo quản đặc biệt không.

Ví dụ, nếu gửi quần áo, cần ghi rõ là quần áo cá nhân hay hàng kinh doanh. Nếu gửi mỹ phẩm, cần xác định dạng kem, dạng nước hay dạng xịt. Nếu gửi thiết bị điện tử, cần kiểm tra có pin hay không. Nếu gửi thực phẩm, cần hỏi trước xem mặt hàng đó có được nước nhận chấp nhận hay không.

Việc khai báo đúng loại hàng giúp Nasco Express tư vấn chính xác hơn về khả năng nhận gửi, cách đóng gói, giấy tờ cần chuẩn bị và thời gian vận chuyển dự kiến.

4. Kiểm tra hàng cấm, hàng hạn chế trước khi gửi

Một trong những việc quan trọng nhất khi gửi hàng quốc tế là kiểm tra hàng cấm và hàng hạn chế. Mỗi quốc gia có quy định riêng, nhưng nhìn chung một số nhóm hàng thường bị cấm hoặc cần kiểm tra kỹ gồm chất dễ cháy nổ, hóa chất nguy hiểm, ma túy, chất kích thích, vũ khí, tiền mặt, vàng bạc, hàng giả, hàng nhái, động vật sống, thực phẩm tươi sống, một số loại thuốc, hàng không rõ nguồn gốc và các mặt hàng vi phạm quy định pháp luật.

Ngoài ra, một số mặt hàng không bị cấm hoàn toàn nhưng có thể cần điều kiện riêng như mỹ phẩm, thực phẩm khô, thuốc, thực phẩm chức năng, thiết bị điện tử có pin, hàng có thương hiệu, sản phẩm từ động thực vật hoặc hàng hóa có giá trị cao.

Nếu chưa chắc mặt hàng của mình có được gửi hay không, khách hàng nên liên hệ Nasco Express trước khi đóng gói. Việc hỏi trước giúp tránh mất thời gian và hạn chế rủi ro bị từ chối tiếp nhận.

5. Chuẩn bị trọng lượng và kích thước kiện hàng

Cước phí gửi hàng quốc tế thường phụ thuộc vào trọng lượng thực tế, kích thước kiện hàng, quốc gia nhận và loại dịch vụ. Vì vậy, trước khi gửi, khách hàng nên ước tính trọng lượng và kích thước của kiện hàng để được tư vấn giá cước sát hơn.

Một số kiện hàng tuy nhẹ nhưng cồng kềnh có thể bị tính theo trọng lượng quy đổi. Do đó, khách hàng nên đóng gói gọn gàng, tránh sử dụng thùng quá lớn so với sản phẩm bên trong. Tuy nhiên, vẫn cần đảm bảo hàng hóa được bảo vệ an toàn trong quá trình vận chuyển đường dài.

Với hàng dễ vỡ hoặc hàng có giá trị, nên ưu tiên an toàn hơn là chỉ cố gắng giảm kích thước. Đóng gói quá sơ sài có thể khiến hàng bị hư hỏng trong quá trình trung chuyển.

6. Chuẩn bị giấy tờ liên quan nếu cần

Tùy từng loại hàng và quốc gia nhận, khách hàng có thể cần chuẩn bị thêm giấy tờ liên quan. Đối với tài liệu, hồ sơ cá nhân hoặc giấy tờ thông thường, việc chuẩn bị có thể đơn giản hơn. Tuy nhiên, với hàng hóa thương mại, hàng mẫu, sản phẩm có giá trị hoặc mặt hàng cần kiểm tra nguồn gốc, khách hàng có thể cần hóa đơn, phiếu mua hàng, thông tin sản phẩm hoặc giấy tờ chứng minh nguồn gốc nếu được yêu cầu.

Với doanh nghiệp gửi hàng mẫu cho đối tác, nên chuẩn bị thông tin mô tả hàng hóa rõ ràng, mục đích gửi, số lượng và giá trị khai báo. Điều này giúp quá trình tư vấn và xử lý đơn hàng thuận lợi hơn.

Nếu khách hàng chưa biết mặt hàng của mình có cần giấy tờ gì không, nên liên hệ trước với Nasco Express để được hướng dẫn cụ thể.

7. Chuẩn bị cách đóng gói hàng hóa

Đóng gói là bước cực kỳ quan trọng khi gửi hàng quốc tế. Hàng hóa đi nước ngoài thường trải qua nhiều chặng vận chuyển, bốc xếp, trung chuyển và kiểm tra. Nếu đóng gói không chắc chắn, hàng có thể bị móp méo, rách, vỡ, rò rỉ hoặc hư hỏng.

Với tài liệu, nên dùng phong bì cứng, túi chống ẩm hoặc bìa bảo vệ để tránh bị cong, rách hoặc ướt. Với hàng dễ vỡ, cần bọc xốp hơi, chèn mút, cố định sản phẩm và dùng thùng carton chắc chắn. Với hàng dạng lỏng, cần bịt kín nắp, bọc chống tràn và đặt trong bao bì kín. Với hàng điện tử, nên chống sốc kỹ và khai báo rõ nếu có pin.

Khách hàng không nên đóng gói quá sơ sài, không dùng thùng đã quá cũ hoặc rách, không để khoảng trống lớn bên trong thùng và không dán băng keo lỏng lẻo. Một kiện hàng được đóng gói tốt sẽ giúp quá trình vận chuyển an toàn hơn.

8. Chuẩn bị giá trị khai báo của hàng hóa

Khi gửi hàng quốc tế, khách hàng thường cần cung cấp giá trị hàng hóa để phục vụ khai báo và xử lý vận chuyển. Giá trị khai báo nên trung thực, phù hợp với thực tế hàng hóa.

Không nên khai sai giá trị, khai quá thấp hoặc khai không đúng loại hàng vì có thể gây khó khăn trong quá trình kiểm tra. Với hàng mẫu, quà tặng hoặc hàng cá nhân, khách hàng cũng nên cung cấp giá trị ước tính để đơn vị vận chuyển tư vấn chính xác hơn.

Nếu hàng có giá trị cao, khách hàng nên hỏi thêm về phương án bảo hiểm hoặc dịch vụ phù hợp để bảo vệ quyền lợi khi vận chuyển.

9. Chuẩn bị lựa chọn dịch vụ phù hợp

Gửi hàng quốc tế có thể có nhiều phương án khác nhau tùy theo thời gian và chi phí. Nếu cần giao nhanh, khách hàng nên chọn chuyển phát nhanh quốc tế. Nếu hàng không quá gấp và muốn tối ưu chi phí, có thể hỏi thêm phương án tiết kiệm hơn nếu có.

Khi lựa chọn dịch vụ, khách hàng nên cân nhắc các yếu tố như thời gian mong muốn, ngân sách, loại hàng, giá trị hàng, quốc gia nhận và mức độ quan trọng của đơn hàng. Với tài liệu, hồ sơ, hàng mẫu hoặc đơn hàng cần giao đúng thời điểm, nên ưu tiên dịch vụ nhanh và có hỗ trợ tra cứu rõ ràng.

10. Chuẩn bị thông tin để nhận báo giá

Để được báo giá nhanh và chính xác, khách hàng nên chuẩn bị đầy đủ các thông tin sau trước khi liên hệ Nasco Express:

Loại hàng cần gửi.
Quốc gia và thành phố nhận hàng.
Trọng lượng ước tính.
Kích thước kiện hàng.
Số lượng kiện.
Giá trị hàng hóa.
Hàng có dễ vỡ, có pin, có chất lỏng hoặc cần bảo quản đặc biệt không.
Thời gian mong muốn giao hàng.
Nhu cầu lấy hàng tận nơi hoặc gửi trực tiếp tại bưu cục.

Cung cấp đầy đủ thông tin sẽ giúp nhân viên tư vấn phương án vận chuyển phù hợp và báo giá sát thực tế hơn.

Quy trình gửi hàng quốc tế Nasco

Khách hàng có thể tham khảo quy trình gửi hàng quốc tế Nasco như sau:

Bước 1: Liên hệ tư vấn

Khách hàng liên hệ hotline 1900-1106 hoặc bưu cục Nasco Express gần nhất để được tư vấn về loại hàng, quốc gia nhận, thời gian giao dự kiến và cước phí.

Bước 2: Kiểm tra điều kiện nhận gửi

Nasco Express hỗ trợ kiểm tra xem hàng hóa có phù hợp để gửi quốc tế hay không, có cần giấy tờ gì thêm không và nên đóng gói như thế nào.

Bước 3: Chuẩn bị và đóng gói hàng

Khách hàng đóng gói hàng hóa theo hướng dẫn. Nếu hàng dễ vỡ, hàng có giá trị, hàng dạng lỏng hoặc hàng cần xử lý riêng, nên thông báo rõ để được tư vấn kỹ hơn.

Bước 4: Cung cấp thông tin người nhận

Khách hàng cung cấp địa chỉ nhận hàng ở nước ngoài thật đầy đủ, bao gồm tên người nhận, số điện thoại, địa chỉ, thành phố, mã bưu chính và quốc gia.

Bước 5: Xác nhận cước phí và gửi hàng

Sau khi kiểm tra thông tin, khách hàng xác nhận dịch vụ, cước phí và bàn giao hàng cho bưu cục hoặc theo hướng dẫn của nhân viên hỗ trợ.

Bước 6: Nhận mã vận đơn

Sau khi gửi hàng, khách hàng nhận mã vận đơn để theo dõi hành trình và liên hệ hỗ trợ khi cần.

Những lỗi thường gặp khi gửi hàng quốc tế

Nhiều đơn hàng quốc tế bị chậm hoặc phát sinh vấn đề do khách hàng chuẩn bị chưa đầy đủ. Một số lỗi thường gặp gồm ghi sai địa chỉ, thiếu mã bưu chính, sai số điện thoại người nhận, khai báo không rõ loại hàng, đóng gói không chắc chắn, gửi hàng thuộc nhóm hạn chế mà không hỏi trước, không chuẩn bị giấy tờ cần thiết hoặc khai sai giá trị hàng hóa.

Để tránh những lỗi này, khách hàng nên liên hệ trước với Nasco Express, cung cấp thông tin trung thực và kiểm tra kỹ toàn bộ thông tin trước khi gửi.

Gửi hàng quốc tế Nasco tại đâu?

Khách hàng có nhu cầu gửi hàng quốc tế có thể liên hệ Nasco Express qua hotline hoặc bưu cục gần nhất để được tư vấn.

Thông tin doanh nghiệp:
Công ty Cổ phần Giao nhận Hàng hoá Nasco
Mã số thuế: 0107307812
Email: CSKH@CHUYENPHATNHANHNASCO.COM
Hotline: 1900-1106

Bưu cục Hà Nội

Địa chỉ: Kiot 50-51 Chợ Thương Mại Trung Văn, Nam Từ Liêm, Hà Nội
SĐT: 093.398.3111 - 094.319.9918 - 082.974.8777

Bưu cục Đà Nẵng

Địa chỉ: 41 Đường 3/2, Quận Hải Châu, TP Đà Nẵng
SĐT: 082.974.8777 - 082.974.9777 - 082.974.2777

Bưu cục Hồ Chí Minh

Địa chỉ: 110/47/14 Đường số 30, Phường 6, Gò Vấp, TP HCM
SĐT: 082.874.2777 - 082.974.1777 - 082.974.6777

Khách hàng có thể gọi hotline 1900-1106 hoặc liên hệ trực tiếp bưu cục gần nhất để được tư vấn quốc gia nhận hàng, bảng giá, thời gian vận chuyển, cách đóng gói và các lưu ý cần chuẩn bị trước khi gửi.

Lưu ý quan trọng khi gửi hàng quốc tế Nasco

Khi gửi hàng quốc tế, khách hàng nên lưu ý rằng thời gian giao hàng có thể phụ thuộc vào quốc gia nhận, tuyến vận chuyển, thời điểm gửi, điều kiện thông quan và các yếu tố khách quan khác. Vì vậy, nếu cần giao đúng ngày, nên gửi sớm và trao đổi trước với đơn vị vận chuyển.

Khách hàng cũng cần kiểm tra kỹ loại hàng có được gửi không, khai báo đúng thông tin, đóng gói chắc chắn và lưu lại mã vận đơn sau khi gửi. Với hàng hóa quan trọng, nên chụp lại kiện hàng, lưu thông tin hàng hóa và giữ lại các giấy tờ liên quan để tiện đối chiếu khi cần.

Kết luận

Qua bài viết trên, khách hàng đã hiểu rõ gửi hàng quốc tế Nasco cần chuẩn bị gì trước khi gửi hàng đi nước ngoài. Những thông tin quan trọng cần chuẩn bị gồm thông tin người gửi, thông tin người nhận, loại hàng hóa, trọng lượng, kích thước, giá trị hàng, giấy tờ liên quan, cách đóng gói và lựa chọn dịch vụ phù hợp.

Để gửi hàng quốc tế thuận lợi, khách hàng nên liên hệ Nasco Express trước khi gửi, khai báo trung thực, đóng gói đúng quy cách, kiểm tra hàng cấm/hàng hạn chế và lưu lại mã vận đơn sau khi gửi. Nếu cần tư vấn chi tiết về bảng giá, thời gian giao hoặc điều kiện nhận gửi, hãy gọi hotline 1900-1106 hoặc liên hệ bưu cục Nasco Express gần nhất để được hỗ trợ nhanh chóng.